Тендерный отдел и современный подход к работе с Findtenders

26 мая 2016 - Андрей Плешков

За последние несколько лет государственные и коммерческие закупки прошли большой путь от  откровенных распилов бюджетов организаций до открытых и прозрачных процедур, таких как электронные  торги. Как следствие, появились и сотрудники, которые  специализируются на работе с тендерами. Чтобы максимально упростить их работу, автоматизировать рутинные процессы подбора подходящих закупок, несколько лет назад появились программы-агрегаторы для поиска и работы с торгами. В том числе и поисково-аналитическая система FindTenders. Но из-за перехода все большего числа компаний к ведению своей закупочной деятельности через размещение открытых конкурентных процедур одному сотруднику стало крайне проблематично закрывать весь фронт работ, связанных с тендерами. Компании-поставщики все чаще стали формировать у себя целое структурное подразделение – отдел прокьюремента. 

 

Тендерный отдел: структура и распределение обязанностей .

Для начала стоит рассмотреть типовую структуру отдела прокьюремента (тендерного отдела). Среднестатистический отдел имеет в своем составе следующих специалистов:

  • Руководитель тендерного отдела (начальник тендерного отдела). Согласовывает с руководством тендеры для участия, осуществляет планирование работы, распределение обязанностей в тендерном отделе, а также контроль деятельности сотрудников и контроль качества подготавливаемых заявок на тендеры. Руководитель тендерного отдела также несет ответственность за эффективность работы всего структурного подразделения.
  • Менеджер по тендерам (Специалист по работе на электронных торговых площадках). Занимается непосредственным участиям в электронных торгах, подготовкой заявок на тендеры в бумажном виде.
  • Ассистент, помощник менеджера по тендерам (секретарь). Технический специалист в обязанности которого входит сканирование, ксерокопирование документов, сбор правоустанавливающих документов на тендер, ведение внутреннего документооборота тендерного отдела, организация доставки заявок на тендер в бумажном виде, отслеживание итогов по тендерам. 

 

Кроме того, тендерный отдел в своем составе может иметь следующих специалистов (чаще всего обязанности таких сотрудников распределяются внутри тендерного отдела или привлекаются специалисты из смежных):

  • Специалист по поиску тендеров. Вручную или с помощью специализированного программного обеспечения отслеживает на нескольких сотнях торговых площадок и корпоративных сайтов подходящие закупки. Зачастую функции по поиску тендеров распределяются между сотрудниками тендерного отдела, но бывает что этими обязанностями занимается отдельный сотрудник.
  • Юрист. Готовит заявки на разъяснение положений закупочной документации, проверяет договора перед подписанием, а также, в случае необходимости, готовит жалобы в Федеральную антимонопольную службу. Чаще всего юрист не входит в состав тендерного подразделения, а привлекается по мере необходимости из юридического отдела компании.
  • Специалист по банковским гарантиям (экономист). Связывается с банками и брокерами для получения обеспечения заявки или контракта на лучших условиях. Также зачастую данные функции лежат на экономисте или ином сотруднике в компании. Не всегда компании активно используют в качестве обеспечения заявок банковские гарантии. Все зависит от специфики деятельности компании.

 

В небольших компаниях один сотрудник может отвечать сразу за несколько направлений работы, а в крупных наоборот -  одной и той же деятельностью занимается сразу несколько человек. В любом случае, организация чаще всего участвует сразу в нескольких тендерах, поэтому все специалисты загружены работой.

 

Схема работы тендерного отдела.

Теперь нужно разобраться, как устроен бизнес-процесс  в отделе прокьюремента. Это проще сделать через блок-схему, описывающую типовой цикл работы с конкретным тендером.

Из рисунка видно, что в работе отдела над конкретным тендером достаточно много различных этапов и внутренних коммуникаций. Если же учесть параллельную работу над несколькими закупками, то вероятность возникновения проблем весьма велика.

 

Проблемы в работе тендерного отдела.

Тендерный отдел в своей деятельности может иметь ряд стандартных проблем:

Нехватка времени на работу над одним тендером под предлогом занятости другим.

“Испорченный телефон” при передаче информации от одного сотрудника к другому. Потеря части важной информации при переходе от одного этапа работы к следующему, особенно в случае нахождения сотрудников в разных местах.

Сложность контроля деятельности подчиненных руководителем. Тем более в режиме реального времени.

Проблемы с документами. Если тендеров много, а подготавливаемые документы похожи, то легко запутаться с принадлежностью того или иного файла к конкретной закупке.

Программы-агрегаторы тендеров помогают только на 1 этапе работы. Для решения задач на всех остальных этапах приходится использовать различное программное обеспечение общего назначения, например электронные таблицы.

 

Автоматизация работы отдела тендеров с помощью специальной тендерной CRM системы от FindTenders.

Для решения проблем и автоматизации работы тендерного отдела компания FindTenders в 2016 году создала новое программное решение – тендерную CRM систему. Данное ПО позволяет переложить весь бизнес-процесс работы с закупками конкретной компании на “язык компьютера”. Принцип работы сервиса очень похож на классическую CRM систему для отдела продаж. Только вместо работы с клиентами, программа оперирует с  закупками. Таким образом, тендерный отдел получает эффективный и гибкий инструмент, адаптированный под деятельность в области тендеров.

Для формального описания бизнес-процесса тендерная CRM система использует функционал меток, которые представляют собой статусы, в которых находит закупка в текущий момент.

 

Метки пользователь задает самостоятельно, исходя из алгоритма работы своего отдела. При работе можно посмотреть, например, список тендеров, находящихся в интересующем состоянии.

Для решения проблемы структурированности документации используется встроенное облачное хранилище.

 

Документы хранятся с привязкой к тендеру, поэтому ошибки, связанные с параллельной работой нескольких человек над одной закупкой, практически исключены. При этом пользователю доступна возможность хранить личные файлы, связанные с тендером, без доступа к ним остальных членов команды.

Для обсуждения работы над закупкой и сохранения указаний и идей в программу встроен специальный мессенджер.

 

Диалоги также имеют привязку к конкретному тендеру, что упрощает поиск нужного обсуждения на этапе анализа проведенной работы.

Для повышения эффективности работы отдела в программе присутствует аналитический модуль.

 

Руководитель или специалист по поиску тендеров всегда может получить исчерпывающий отчет по отраслям или компаниям, связанных с госзаказом. Отчеты могут содержать, как числовые данные,

 

так и графические.

 

 

Это дает возможность пользователю максимально четко представить себе картину исследуемой области. Использование аналитики в рамках тендерного отдела эффективно также по причине более четкой фильтрации тендеров, исходя из шанса на победу. В тех случаях, когда статистика однозначно говорит о маловероятности  выигрыша интересного тендера, не загружаются бесполезной работой другие сотрудники отдела.

В современных реалиях информационного общества, когда объем передаваемых данных весьма значителен, и даже очень квалифицированный специалист не может в одиночку решить всю задачу целиком, использование программных средств, позволяющих максимально автоматизировать работу, как отдельного сотрудника, так и целого структурного подразделения, является ключом к успешному бизнесу в целом и тендерный отдел не исключение. Надо всегда помнить о том, что даже незначительная потеря информации или времени на каждом из этапов работы в конечном итоге может выливаться в провал всего проекта или снижению эффективности. 

Похожие статьи:

Поделитесь информацией по госзакупкам с Вашими коллегами и друзьями в любимой соцсети! Нажмите на соответствующую кнопку ниже.
Комментарии (0)

 

Остались вопросы? Спросите на форуме!

 

Быстрый старт в тендерах


 

*Нажимая на кнопку «Получить бесплатно», я даю согласие на рассылку, обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности.

Пособия

Популярные статьи

  • +4 Участие в тендерах. С чего начать?
    29 января 2013 (Андрей Плешков)
    Участие в тендерах. С чего начать?

    Коллеги мы открываем этой статьей новую рубрику, которая будет называться практика торгов. В этом разделе мы постараемся подробно показать и раскрыть все моменты, которые могут возникнуть при участии в тендерах. Эта статья будет интересна прежде всего тем, кто только начинает задумываться об участие в тендерах. Мы попробуем вместе разобраться какие шаги нужно предпринять в самом начале. И стоит ли вообще пытаться участвовать в тендерах?

  • +3 Как снять защиту с pdf файла?
    20 марта 2013 (Андрей Плешков)
    Как снять защиту с pdf файла?

    Если Вы поставщик и участвуете в тендерах, то у Вас рано или поздно у Вас возникает необходимость снять защиту с pdfфайла. В этой статье мы с Вами разберем причины, которые заставляют заказчиков ставить защиту и соответственно способы, как снять защиту с pdfфайла для экономии Вашего времени и ускорения процесса подготовки предложения.  

  • +1 Основные электронные торговые площадки (ЭТП).
    13 февраля 2013 (Андрей Плешков)
    Основные электронные торговые площадки (ЭТП).

    После того, как Вы приняли решение о том, что Вашей компании необходимо принимать участие в тендерах необходимо выбрать площадки на которых планируется участие в торгах.  Виды электронных площадок. Условно ЭТП можно подразделить на...

  • +1 Участие в конкурсах: Заявка на конкурс, документы на...
    2 ноября 2015 (Андрей Плешков)
    Участие в конкурсах:  Заявка на конкурс, документы на конкурс + типовая опись

    Приветствую Вас, Уважаемые читатели.

    Продолжаем серию практических статей в рубрике «Тендероведение». И сегодня мы с Вами будем разбираться в конкурсной кухне, постараемся узнать все про участие в конкурсах. Рассмотрим, что из себя представляет заявка на конкурс, подробно разберем какие именно документы на конкурс необходимо прикладывать, кроме того  я поделюсь с Вами своими наработками и опытом по подготовке заявки.
  • +1 Протокол рассмотрения заявок на участие в конкурсе, в...
    11 января 2017 (Андрей Плешков)
    Протокол рассмотрения заявок на участие в конкурсе, в запросе котировок, на участие в аукционе, единственной заявки + размещение и образец

    Протокол рассмотрения заявок — это исчерпывающий документ, позволяющий поставщику узнать каким образом производилась оценка заявки участника. Рассмотрим основные моменты и особенности, а также различия между такими документами, как протокол рассмотрения заявок на участи в конкурсе, в запросе котировок, в аукционе. В статье мы с Вами также подробно рассмотрим случаи в которых оформляется протокол рассмотрения единственной заявки, а также рассмотрим пример образца протокола.

  • +1 Российский аукционный дом: шестая площадка для...
    13 января 2017 (Андрей Плешков)
    Российский аукционный дом: шестая площадка для электронных торгов

    В дополнение к пяти федеральным площадкам добавилась еще одна электронная площадка «Российский аукционный дом», на котором заказчики имеют теперь возможность размещать электронные аукционы. В статье Вы сможете узнать подробнее про данную электронную площадку.

  • 0 Тендеры. Бесплатное и платное участие
    15 августа 2013 (tendermedia.ru)
    Тендеры. Бесплатное и платное участие
    Итак, вы решили стать участником коммерческих тендеров или государственных закупок. Что для этого надо?
    Рассмотрим два варианта. Первый вариант это участие в закупках без предварительных денежных вложений, или другими словами бесплатно. Второй вариант предполагает некоторые денежные затраты.
  • 0 Как оформить декларацию соответствия участника...
    25 сентября 2015 (Андрей Плешков)
    Как оформить декларацию соответствия участника требованиям по 44-ФЗ + образец

    Здравствуйте, Коллеги. На связи Андрей Плешков основатель проекта Тендеровики.ру и сегодня с помощью этой статьи мы разберемся в особенностях оформления декларации соответствия при подготовки заявки на тендер. Для начала давайте разберемся, что подразумевается под декларацией соответствия. Декларация это подтверждение, заявление о соответствие определенным требованиям. То есть Вы оформляете документ, в котором пишите о том, что соответствуете требованиям и перечисляете их. В документации заказчик может установить форму такой декларации необходимо заполнить и проложить в составе заявке на участие в тендере.

  • 0 Специалист по тендерам (менеджер по тендерам):...
    15 ноября 2015 (Андрей Плешков)
    Специалист по тендерам (менеджер по тендерам): требования, должностные обязанности, обзор зарплат, обучение

    Здравствуйте, Уважаемые читатели. Тема сегодняшней статьи связана с такой специальностью, как специалист по тендерам. Существуют различные вариации названий такой должности, например менеджер по тендерам, тендер-менеджер, менеджер по аукционам, менеджер по конкурсам, но суть остается неизменной. Основная деятельность это подготовка заявок на различные тендерные процедуры со стороны поставщика. Популярна и востребована данная специальность стала относительно недавно, после вступления в силу в 2005 году 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд». Этот закон создал определенные условия, при которых тендеры стали применяться повсеместно при закупках для государственных нужд. В 2013 году спустя 8 лет на смену 94-ФЗ был принят 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

  • 0 Специалист по закупкам: обязанности, требования,...
    4 декабря 2015 (Андрей Плешков)
    Специалист по закупкам: обязанности, требования, обучение, профессиональный стандарт специалист в сфере закупок

    Здравствуйте, уважаемые читатели. В предыдущей статье мы с Вами подробно рассмотрели специальность «специалист по тендерам». В данной статье мы с Вами рассмотрим такую специальность, как «специалист по закупкам». Несмотря на схожесть названий специальностей «менеджер по тендерам» и «менеджер по закупкам» это другая сторона медали данной деятельности, а именно деятельность по закупке товаров, работ, услуг через тендеры, но уже со стороны заказчика.

Поставщику