Практический опыт привлечения внешних специалистов для участия в госзакупках

26 октября 2017 - Дмитрий Сурков

биржа gzex

 

Мы являемся участниками рынка госзакупок более 12 лет в различных сферах экономической деятельности. С 2005 года многое изменилось. На смену «бумажным» торгам пришли электронные, вместо 94-ФЗ был принят 44-ФЗ, значительно увеличилось количество участников, вырос уровень конкуренции.

 

Тем не менее, основные проблемы остались те же:

  • отклонение заявок комиссией из-за наличия ошибок;
  • неверный расчет себестоимости исполнения контрактов;
  • трудности в получении банковских гарантий;
  • недостаточное юридическое сопровождение контрактов, приводящее к спорам с заказчиком или с контролирующими органами.

 

Для решения этих задач мы применяли разные методы: нанимали опытных сотрудников, обучали новичков, делили зоны ответственности, изобретали схемы многоуровневых проверок документов и т.д. и т.п. Даже разработали онлайн-приложение для мониторинга статуса торгов и организации совместной работы всей команды. Одним из самых эффективных решений за последнее время стало привлечение внешних специалистов.

 

Мы добились отличных результатов, поручив им отдельный круг задач:

  • составление первых частей заявок для участия в электронных аукционах;
  • получение банковских гарантий;
  • юридическое сопровождение арбитражных дел.

 

Эта практика позволила нам разгрузить основной штат сотрудников и улучшить наши результаты. Люди, даже лучшие профессионалы своего дела, устают и допускают ошибки — человеческий фактор никто не отменял. Особенно в «высокий» сезон, когда госзаказчики размещают наибольшее количество закупок.

 

Случаются и другие ситуации, когда открываются новые перспективные возможности участия в закупках, например, в других регионах или сферах деятельности, а коллектив уже перегружен решением текущих задач или не обладает достаточным опытом в другой отрасли.
В результате мы перешли на гибридную схему работы. Штатные сотрудники продолжают и самостоятельно готовить документы для участия в закупках, но, по мере необходимости, привлекают сторонних специалистов через GZEX.RU. Проблема масштабирования организации для нас ушла на второй план.

 

Почему это важно? Наша примерная статистика участия в закупках — это около 20 закупок в неделю (в сезон еще больше), с суммой начальных цен контрактов более 10 млрд. рублей в год.
Мы, как и многие другие компании, скептически относились к профессиональным качествам специалистов на аутсорсинге, опасались взаимодействия с малознакомыми людьми, недобросовестного исполнения поставленных задач. Но поняли, что ошибались.

 

Для примера, рассмотрим ситуацию с составлением первых частей заявок на участие в электронных аукционах. Практика показала, что толковых людей, понимающих специфику, даже в масштабе крупного города очень мало — это очень узкая ниша. А найм без опыта и дальнейшее обучение — долго и дорого.

 

С помощью сайта GZEX.RU мы расширили географию поиска и начали сотрудничать с людьми и компаниями из любых точек страны, так как для составления заявок не обязательно находиться в одном офисе и даже городе. Все просто: мы размещаем «задания» на оказание услуг, а исполнители делают свои предложения. Интерфейс сайта полностью снимает вопросы взаимодействия: отслеживание сроков, обмен файлами, приватная переписка, e-mail оповещения, журнал событий и т.д.

 

Вопросы конфиденциальности на рынке госзакупок стоят очень остро. Большая часть размещаемых нами на сайте заданий не отображается в общем разделе, они созданы с условием «скрытое размещение». Мы выбираем несколько специалистов с высоким рейтингом или успешной историей взаимодействия и, с помощью специального функционала, предлагаем им обратить внимание на наше задание, открывая к нему доступ. После того, как исполнители размещают свои предложения об условиях выполнения работ, мы делаем выбор.

 

Существует мнение, что биржи услуг созданы для выбора исполнителей только на основании цены — кто предложит дешевле, того и выберут. Это совсем не так! Мы и большинство наших партнеров ориентируемся в порядке очередности на:

  • личный опыт взаимодействия;
  • отзывы от других пользователей, рейтинг;
  • дополнительную информацию об исполнителе, как об участнике рынка;
  • соответствие условий выполнения работ требованиям задания;
  • цену.

 

Разумеется, если цена сильно завышена, исполнитель вряд ли будет выбран (при наличии альтернативных вариантов), но при прочих равных не цена имеет решающее значение. Часто отклонение заявки несет упущенную выгоду и репутационные риски, несопоставимые с разницей в цене за привлечение лучшего специалиста из возможных. Экономия на качестве заявки и ее последующее отклонение — это, как минимум, бесцельно использованные средства на обеспечение.

 

Оплата за заявку производится по факту ее допуска комиссией, мы не несем риск оплатить работу и не получить результат. Если заявка все же отклонена, у исполнителя остается возможность обжаловать действия комиссии. Это рассматривается в индивидуальном порядке.

 

Из 47 заказанных нами заявок, которые были допущены (на сентябрь 2017), средняя цена составила 10 657 руб.
Наша положительная статистика существенно возросла! У нас был и такой случай, когда заявкой, заказанной через сайт, мы были единственными допущенными из 8 участников аукциона и заключили выгодный контракт.

 

Кроме того, у исполнителей отличная мотивация оказать качественную услугу:

  • оплата происходит по факту результата — есть смысл постараться;
  • хороший рейтинг и отзывы ведут к большему числу заказов, следовательно, и доходу.

 

Мы уверены, если компания хочет расти и развиваться на рынке госзаказа в современных условиях, то подход с привлечением внешних специалистов — это подход будущего. Да, сейчас на этом рынке все еще мало онлайн-сервисов и в целом консервативно, но все начинается с первого шага.

 

Автор: Дмитрий Сурков, основатель биржи госзаказа GZEX.RU

Поделитесь информацией по госзакупкам с Вашими коллегами и друзьями в любимой соцсети! Нажмите на соответствующую кнопку ниже.
Рейтинг: 0 Голосов: 0 2189 просмотров
Комментарии (0)

 

Остались вопросы? Спросите на форуме!

 

Быстрый старт в тендерах


 

*Нажимая на кнопку «Получить бесплатно», я даю согласие на рассылку, обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности.

Пособия

Популярные статьи

  • +4 Участие в тендерах. С чего начать?
    29 января 2013 (Андрей Плешков)
    Участие в тендерах. С чего начать?

    Коллеги мы открываем этой статьей новую рубрику, которая будет называться практика торгов. В этом разделе мы постараемся подробно показать и раскрыть все моменты, которые могут возникнуть при участии в тендерах. Эта статья будет интересна прежде всего тем, кто только начинает задумываться об участие в тендерах. Мы попробуем вместе разобраться какие шаги нужно предпринять в самом начале. И стоит ли вообще пытаться участвовать в тендерах?

  • +3 Как снять защиту с pdf файла?
    20 марта 2013 (Андрей Плешков)
    Как снять защиту с pdf файла?

    Если Вы поставщик и участвуете в тендерах, то у Вас рано или поздно у Вас возникает необходимость снять защиту с pdfфайла. В этой статье мы с Вами разберем причины, которые заставляют заказчиков ставить защиту и соответственно способы, как снять защиту с pdfфайла для экономии Вашего времени и ускорения процесса подготовки предложения.  

  • +1 Основные электронные торговые площадки (ЭТП).
    13 февраля 2013 (Андрей Плешков)
    Основные электронные торговые площадки (ЭТП).

    После того, как Вы приняли решение о том, что Вашей компании необходимо принимать участие в тендерах необходимо выбрать площадки на которых планируется участие в торгах.  Виды электронных площадок. Условно ЭТП можно подразделить на...

  • +1 Участие в конкурсах: Заявка на конкурс, документы на...
    2 ноября 2015 (Андрей Плешков)
    Участие в конкурсах:  Заявка на конкурс, документы на конкурс + типовая опись

    Приветствую Вас, Уважаемые читатели.

    Продолжаем серию практических статей в рубрике «Тендероведение». И сегодня мы с Вами будем разбираться в конкурсной кухне, постараемся узнать все про участие в конкурсах. Рассмотрим, что из себя представляет заявка на конкурс, подробно разберем какие именно документы на конкурс необходимо прикладывать, кроме того  я поделюсь с Вами своими наработками и опытом по подготовке заявки.
  • +1 Протокол рассмотрения заявок на участие в конкурсе, в...
    11 января 2017 (Андрей Плешков)
    Протокол рассмотрения заявок на участие в конкурсе, в запросе котировок, на участие в аукционе, единственной заявки + размещение и образец

    Протокол рассмотрения заявок — это исчерпывающий документ, позволяющий поставщику узнать каким образом производилась оценка заявки участника. Рассмотрим основные моменты и особенности, а также различия между такими документами, как протокол рассмотрения заявок на участи в конкурсе, в запросе котировок, в аукционе. В статье мы с Вами также подробно рассмотрим случаи в которых оформляется протокол рассмотрения единственной заявки, а также рассмотрим пример образца протокола.

  • +1 Российский аукционный дом: шестая площадка для...
    13 января 2017 (Андрей Плешков)
    Российский аукционный дом: шестая площадка для электронных торгов

    В дополнение к пяти федеральным площадкам добавилась еще одна электронная площадка «Российский аукционный дом», на котором заказчики имеют теперь возможность размещать электронные аукционы. В статье Вы сможете узнать подробнее про данную электронную площадку.

  • 0 Тендеры. Бесплатное и платное участие
    15 августа 2013 (tendermedia.ru)
    Тендеры. Бесплатное и платное участие
    Итак, вы решили стать участником коммерческих тендеров или государственных закупок. Что для этого надо?
    Рассмотрим два варианта. Первый вариант это участие в закупках без предварительных денежных вложений, или другими словами бесплатно. Второй вариант предполагает некоторые денежные затраты.
  • 0 Как оформить декларацию соответствия участника...
    25 сентября 2015 (Андрей Плешков)
    Как оформить декларацию соответствия участника требованиям по 44-ФЗ + образец

    Здравствуйте, Коллеги. На связи Андрей Плешков основатель проекта Тендеровики.ру и сегодня с помощью этой статьи мы разберемся в особенностях оформления декларации соответствия при подготовки заявки на тендер. Для начала давайте разберемся, что подразумевается под декларацией соответствия. Декларация это подтверждение, заявление о соответствие определенным требованиям. То есть Вы оформляете документ, в котором пишите о том, что соответствуете требованиям и перечисляете их. В документации заказчик может установить форму такой декларации необходимо заполнить и проложить в составе заявке на участие в тендере.

  • 0 Специалист по тендерам (менеджер по тендерам):...
    15 ноября 2015 (Андрей Плешков)
    Специалист по тендерам (менеджер по тендерам): требования, должностные обязанности, обзор зарплат, обучение

    Здравствуйте, Уважаемые читатели. Тема сегодняшней статьи связана с такой специальностью, как специалист по тендерам. Существуют различные вариации названий такой должности, например менеджер по тендерам, тендер-менеджер, менеджер по аукционам, менеджер по конкурсам, но суть остается неизменной. Основная деятельность это подготовка заявок на различные тендерные процедуры со стороны поставщика. Популярна и востребована данная специальность стала относительно недавно, после вступления в силу в 2005 году 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд». Этот закон создал определенные условия, при которых тендеры стали применяться повсеместно при закупках для государственных нужд. В 2013 году спустя 8 лет на смену 94-ФЗ был принят 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

  • 0 Специалист по закупкам: обязанности, требования,...
    4 декабря 2015 (Андрей Плешков)
    Специалист по закупкам: обязанности, требования, обучение, профессиональный стандарт специалист в сфере закупок

    Здравствуйте, уважаемые читатели. В предыдущей статье мы с Вами подробно рассмотрели специальность «специалист по тендерам». В данной статье мы с Вами рассмотрим такую специальность, как «специалист по закупкам». Несмотря на схожесть названий специальностей «менеджер по тендерам» и «менеджер по закупкам» это другая сторона медали данной деятельности, а именно деятельность по закупке товаров, работ, услуг через тендеры, но уже со стороны заказчика.

Поставщику