Практический опыт привлечения внешних специалистов для участия в госзакупках

26 октября 2017 - Дмитрий Сурков

биржа gzex

 

Мы являемся участниками рынка госзакупок более 12 лет в различных сферах экономической деятельности. С 2005 года многое изменилось. На смену «бумажным» торгам пришли электронные, вместо 94-ФЗ был принят 44-ФЗ, значительно увеличилось количество участников, вырос уровень конкуренции.

 

Тем не менее, основные проблемы остались те же:

  • отклонение заявок комиссией из-за наличия ошибок;
  • неверный расчет себестоимости исполнения контрактов;
  • трудности в получении банковских гарантий;
  • недостаточное юридическое сопровождение контрактов, приводящее к спорам с заказчиком или с контролирующими органами.

 

Для решения этих задач мы применяли разные методы: нанимали опытных сотрудников, обучали новичков, делили зоны ответственности, изобретали схемы многоуровневых проверок документов и т.д. и т.п. Даже разработали онлайн-приложение для мониторинга статуса торгов и организации совместной работы всей команды. Одним из самых эффективных решений за последнее время стало привлечение внешних специалистов.

 

Мы добились отличных результатов, поручив им отдельный круг задач:

  • составление первых частей заявок для участия в электронных аукционах;
  • получение банковских гарантий;
  • юридическое сопровождение арбитражных дел.

 

Эта практика позволила нам разгрузить основной штат сотрудников и улучшить наши результаты. Люди, даже лучшие профессионалы своего дела, устают и допускают ошибки — человеческий фактор никто не отменял. Особенно в «высокий» сезон, когда госзаказчики размещают наибольшее количество закупок.

 

Случаются и другие ситуации, когда открываются новые перспективные возможности участия в закупках, например, в других регионах или сферах деятельности, а коллектив уже перегружен решением текущих задач или не обладает достаточным опытом в другой отрасли.
В результате мы перешли на гибридную схему работы. Штатные сотрудники продолжают и самостоятельно готовить документы для участия в закупках, но, по мере необходимости, привлекают сторонних специалистов через GZEX.RU. Проблема масштабирования организации для нас ушла на второй план.

 

Почему это важно? Наша примерная статистика участия в закупках — это около 20 закупок в неделю (в сезон еще больше), с суммой начальных цен контрактов более 10 млрд. рублей в год.
Мы, как и многие другие компании, скептически относились к профессиональным качествам специалистов на аутсорсинге, опасались взаимодействия с малознакомыми людьми, недобросовестного исполнения поставленных задач. Но поняли, что ошибались.

 

Для примера, рассмотрим ситуацию с составлением первых частей заявок на участие в электронных аукционах. Практика показала, что толковых людей, понимающих специфику, даже в масштабе крупного города очень мало — это очень узкая ниша. А найм без опыта и дальнейшее обучение — долго и дорого.

 

С помощью сайта GZEX.RU мы расширили географию поиска и начали сотрудничать с людьми и компаниями из любых точек страны, так как для составления заявок не обязательно находиться в одном офисе и даже городе. Все просто: мы размещаем «задания» на оказание услуг, а исполнители делают свои предложения. Интерфейс сайта полностью снимает вопросы взаимодействия: отслеживание сроков, обмен файлами, приватная переписка, e-mail оповещения, журнал событий и т.д.

 

Вопросы конфиденциальности на рынке госзакупок стоят очень остро. Большая часть размещаемых нами на сайте заданий не отображается в общем разделе, они созданы с условием «скрытое размещение». Мы выбираем несколько специалистов с высоким рейтингом или успешной историей взаимодействия и, с помощью специального функционала, предлагаем им обратить внимание на наше задание, открывая к нему доступ. После того, как исполнители размещают свои предложения об условиях выполнения работ, мы делаем выбор.

 

Существует мнение, что биржи услуг созданы для выбора исполнителей только на основании цены — кто предложит дешевле, того и выберут. Это совсем не так! Мы и большинство наших партнеров ориентируемся в порядке очередности на:

  • личный опыт взаимодействия;
  • отзывы от других пользователей, рейтинг;
  • дополнительную информацию об исполнителе, как об участнике рынка;
  • соответствие условий выполнения работ требованиям задания;
  • цену.

 

Разумеется, если цена сильно завышена, исполнитель вряд ли будет выбран (при наличии альтернативных вариантов), но при прочих равных не цена имеет решающее значение. Часто отклонение заявки несет упущенную выгоду и репутационные риски, несопоставимые с разницей в цене за привлечение лучшего специалиста из возможных. Экономия на качестве заявки и ее последующее отклонение — это, как минимум, бесцельно использованные средства на обеспечение.

 

Оплата за заявку производится по факту ее допуска комиссией, мы не несем риск оплатить работу и не получить результат. Если заявка все же отклонена, у исполнителя остается возможность обжаловать действия комиссии. Это рассматривается в индивидуальном порядке.

 

Из 47 заказанных нами заявок, которые были допущены (на сентябрь 2017), средняя цена составила 10 657 руб.
Наша положительная статистика существенно возросла! У нас был и такой случай, когда заявкой, заказанной через сайт, мы были единственными допущенными из 8 участников аукциона и заключили выгодный контракт.

 

Кроме того, у исполнителей отличная мотивация оказать качественную услугу:

  • оплата происходит по факту результата — есть смысл постараться;
  • хороший рейтинг и отзывы ведут к большему числу заказов, следовательно, и доходу.

 

Мы уверены, если компания хочет расти и развиваться на рынке госзаказа в современных условиях, то подход с привлечением внешних специалистов — это подход будущего. Да, сейчас на этом рынке все еще мало онлайн-сервисов и в целом консервативно, но все начинается с первого шага.

 

Автор: Дмитрий Сурков, основатель биржи госзаказа GZEX.RU

Поделитесь информацией по госзакупкам с Вашими коллегами и друзьями в любимой соцсети! Нажмите на соответствующую кнопку ниже.
Рейтинг: 0 Голосов: 0 466 просмотров
Комментарии (0)

 

Остались вопросы? Спросите на форуме!

  • 23 ноября 2017
    ocegow начинает тему «Speedy Methods For car Described» на форуме «Беседка»
    Questi avvisi vi permettono di seguire gli aggiornamenti in tempo reale che corrispondono al vostro piano di viaggio. os, o que gera a necessidade de investir bastante na divulga. I first tested...
  • 9 ноября 2017
    Ольга Чен: Простите, но я не поняла, какую систему имеете в виду? Я говорю о программе Управление тендерным отделом. Достаточно наличие одной учетной записи, а количество пользователей на...
  • 9 ноября 2017
    enter-it.ru отвечает в теме «KPI для специалиста по тендерам» на форуме «Общий форум»
    Ольга: Господа! Помогите пожалуйста советом. Нужно разработать KPI для специалистов по тендерам. Всю голову сломала. Оклад есть, нужно разработать систему бонусов. Я так понимаю это может...

 

Быстрый старт в тендерах


 

*Нажимая на кнопку «Получить бесплатно», я даю согласие на рассылку, обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности.

Пособия

Популярные статьи

  • +3 Участие в тендерах. С чего начать?
    29 января 2013 (Андрей Плешков)
    Участие в тендерах. С чего начать?

    Коллеги мы открываем этой статьей новую рубрику, которая будет называться практика торгов. В этом разделе мы постараемся подробно показать и раскрыть все моменты, которые могут возникнуть при участии в тендерах. Эта статья будет интересна прежде всего тем, кто только начинает задумываться об участие в тендерах. Мы попробуем вместе разобраться какие шаги нужно предпринять в самом начале. И стоит ли вообще пытаться участвовать в тендерах?

  • +3 Как снять защиту с pdf файла?
    20 марта 2013 (Андрей Плешков)
    Как снять защиту с pdf файла?

    Если Вы поставщик и участвуете в тендерах, то у Вас рано или поздно у Вас возникает необходимость снять защиту с pdfфайла. В этой статье мы с Вами разберем причины, которые заставляют заказчиков ставить защиту и соответственно способы, как снять защиту с pdfфайла для экономии Вашего времени и ускорения процесса подготовки предложения.  

  • +1 Основные электронные торговые площадки (ЭТП).
    13 февраля 2013 (Андрей Плешков)
    Основные электронные торговые площадки (ЭТП).

    После того, как Вы приняли решение о том, что Вашей компании необходимо принимать участие в тендерах необходимо выбрать площадки на которых планируется участие в торгах.  Виды электронных площадок. Условно ЭТП можно подразделить на...

  • +1 Участие в конкурсах: Заявка на конкурс, документы на...
    2 ноября 2015 (Андрей Плешков)
    Участие в конкурсах:  Заявка на конкурс, документы на конкурс + типовая опись

    Приветствую Вас, Уважаемые читатели.

    Продолжаем серию практических статей в рубрике «Тендероведение». И сегодня мы с Вами будем разбираться в конкурсной кухне, постараемся узнать все про участие в конкурсах. Рассмотрим, что из себя представляет заявка на конкурс, подробно разберем какие именно документы на конкурс необходимо прикладывать, кроме того  я поделюсь с Вами своими наработками и опытом по подготовке заявки.
  • +1 Протокол рассмотрения заявок на участие в конкурсе, в...
    11 января 2017 (Андрей Плешков)
    Протокол рассмотрения заявок на участие в конкурсе, в запросе котировок, на участие в аукционе, единственной заявки + размещение и образец

    Протокол рассмотрения заявок — это исчерпывающий документ, позволяющий поставщику узнать каким образом производилась оценка заявки участника. Рассмотрим основные моменты и особенности, а также различия между такими документами, как протокол рассмотрения заявок на участи в конкурсе, в запросе котировок, в аукционе. В статье мы с Вами также подробно рассмотрим случаи в которых оформляется протокол рассмотрения единственной заявки, а также рассмотрим пример образца протокола.

  • +1 Российский аукционный дом: шестая площадка для...
    13 января 2017 (Андрей Плешков)
    Российский аукционный дом: шестая площадка для электронных торгов

    В дополнение к пяти федеральным площадкам добавилась еще одна электронная площадка «Российский аукционный дом», на котором заказчики имеют теперь возможность размещать электронные аукционы. В статье Вы сможете узнать подробнее про данную электронную площадку.

  • 0 Тендеры. Бесплатное и платное участие
    15 августа 2013 (tendermedia.ru)
    Тендеры. Бесплатное и платное участие
    Итак, вы решили стать участником коммерческих тендеров или государственных закупок. Что для этого надо?
    Рассмотрим два варианта. Первый вариант это участие в закупках без предварительных денежных вложений, или другими словами бесплатно. Второй вариант предполагает некоторые денежные затраты.
  • 0 Как оформить декларацию соответствия участника...
    25 сентября 2015 (Андрей Плешков)
    Как оформить декларацию соответствия участника требованиям по 44-ФЗ + образец

    Здравствуйте, Коллеги. На связи Андрей Плешков основатель проекта Тендеровики.ру и сегодня с помощью этой статьи мы разберемся в особенностях оформления декларации соответствия при подготовки заявки на тендер. Для начала давайте разберемся, что подразумевается под декларацией соответствия. Декларация это подтверждение, заявление о соответствие определенным требованиям. То есть Вы оформляете документ, в котором пишите о том, что соответствуете требованиям и перечисляете их. В документации заказчик может установить форму такой декларации необходимо заполнить и проложить в составе заявке на участие в тендере.

  • 0 Специалист по тендерам (менеджер по тендерам):...
    15 ноября 2015 (Андрей Плешков)
    Специалист по тендерам (менеджер по тендерам): требования, должностные обязанности, обзор зарплат, обучение

    Здравствуйте, Уважаемые читатели. Тема сегодняшней статьи связана с такой специальностью, как специалист по тендерам. Существуют различные вариации названий такой должности, например менеджер по тендерам, тендер-менеджер, менеджер по аукционам, менеджер по конкурсам, но суть остается неизменной. Основная деятельность это подготовка заявок на различные тендерные процедуры со стороны поставщика. Популярна и востребована данная специальность стала относительно недавно, после вступления в силу в 2005 году 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд». Этот закон создал определенные условия, при которых тендеры стали применяться повсеместно при закупках для государственных нужд. В 2013 году спустя 8 лет на смену 94-ФЗ был принят 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

  • 0 Специалист по закупкам: обязанности, требования,...
    4 декабря 2015 (Андрей Плешков)
    Специалист по закупкам: обязанности, требования, обучение, профессиональный стандарт специалист в сфере закупок

    Здравствуйте, уважаемые читатели. В предыдущей статье мы с Вами подробно рассмотрели специальность «специалист по тендерам». В данной статье мы с Вами рассмотрим такую специальность, как «специалист по закупкам». Несмотря на схожесть названий специальностей «менеджер по тендерам» и «менеджер по закупкам» это другая сторона медали данной деятельности, а именно деятельность по закупке товаров, работ, услуг через тендеры, но уже со стороны заказчика.

Поставщику